Les entreprises ont de plus en plus recours aux technologies pour gagner du temps. La simplicité est aussi au rendez-vous que ce soit pour l’acquisition, l’indexation et le classement ou encore le stockage des informations. Toutes les équipes peuvent avoir accès aisément à tous les documents. Il n’est donc pas surprenant que la GED prenne autant d’ampleur.
Comment fonctionne la GED ?
Vous aurez besoin d’une définition de la ged pour bien comprendre le pouvoir de ce procédé. Plusieurs professionnels peuvent vous aider comme Dimo Analytics qui est spécialisé dans ce domaine. La dématérialisation des documents est importante au sein des sociétés françaises. Elles utilisent alors des outils de communication pertinents pour réussir à gérer l’ensemble des fichiers. La mise en place est assez simple grâce à des workflows qui sont à la disposition de toutes les équipes.
Cette gestion électronique des documents est composée de plusieurs étapes avec la numérisation, le traitement et le stockage. Ce dernier doit être adapté au volume des fichiers. Vous pourrez ensuite les diffuser comme vous le désirez au sein de l’entreprise. L’objectif premier de la GED consiste à gagner en rapidité et en simplicité. L’archivage sera aussi proposé pour tous les documents qui doivent être conservés, mais ils ne sont pas utiles dans le cadre des tâches quotidiennes.
Les avantages de la GED pour votre société
Dès qu’une entreprise met en place la gestion électronique des documents, elle profite de plusieurs atouts avec notamment la réduction des coûts. Cette dernière concerne le traitement de l’information. En effet, vous ne devrez pas payer l’impression et le papier. Le gain de temps est aussi considérable. Certaines études ont montré que les documents pouvaient être responsables de 19.5 % des pertes de productivité.
Vous améliorez le service client grâce à la GED. Il est très facile de retrouver un fichier en fonction des demandes d’un prospect par exemple. Le temps de réponse sera beaucoup plus rapide par rapport à la recherche d’un document physique dans des armoires remplies de classeurs. La communication interne est aussi optimisée pour les mêmes raisons. Que ce soit pour gérer les droits d’accès ou pour les modifications, la simplicité est clairement le maître mot.
Depuis quelques années, la sécurité s’invite dans toutes les discussions. Les entreprises doivent mettre en place des process de qualité et fiables. C’est pour cette raison que la conservation des documents est optimale grâce à la GED. Tout est en ligne et donc accessible. Les collaborateurs seront en mesure de mettre en ligne et de modifier des fichiers dès qu’ils en éprouvent le besoin. Aucune information ne sera perdue.
La GED s’inscrit dans une démarche écologique
Le respect de l’environnement est aussi un critère à ne pas négliger. Les entreprises s’inscrivent de plus en plus dans une démarche écologique. L’impression des documents coûte de l’argent et entache la planète. C’est pour cette raison que la GED est pertinente puisqu’elle supprime cette tâche. Tous les ans, en France, ce sont près de 2500 feuilles qui sont utilisées par un salarié. La gestion électronique des documents se dévoile alors comme une solution incontournable.
Pour qu’elle réponde à l’ensemble de vos attentes, n’hésitez pas à vous rapprocher d’un expert, il saura vous orienter vers un outil dédié à la GED.
